بحث تجهیز سالن کنفرانس از حساسیت ویژه‌ای برخوردار است. با وجود تهیه سیستم‌های باکیفیت برای کنفرانس، اگر نصب به صورت صحیح انجام نشود، مشکلات زیادی ایجاد خواهد شد. به همین دلیل در نصب سیستم کنفرانس، باید عوامل و فاکتورهای زیادی در نظر گرفته شوند. با این اوصاف نصب و راه‌اندازی تجهیزات کنفرانس به تخصص نیاز دارد؟ برای پاسخ به این سوال ادامه این مطلب را از دست ندهید.
نصب سیستم کنفرانس
ابتدا این نکته را به خاطر بسپارید که نصب و راه‌اندازی تجهیزات سیستم کنفرانس، نیاز به تخصص دارد. با توجه به حساسیت اغلب کنفرانس‌ها، این تجهیزات باید با ظرافت خاصی نصب شوند تا خللی در روند جلسات ایجاد نشود. برای نصب و راه‌اندازی تجهیزات سالن کنفرانس، باید مراحلی را طی کرد. در ادامه به بررسی این مراحل می‌پردازیم.
نصب سیستم کنفرانس
1. مشاوره و ارزیابی اولیه
قبل از هر کاری، باید محل برگزاری کنفرانس از نظر زیرساخت مورد ارزیابی قرار بگیرد. منظور از زیرساخت، مسیرهای کابل‌کشی، لوله‌گذاری، جانمایی تجهیزات و … هستند. در این مرحله نصاب، مشاوره‌های لازم را به کارفرما ارائه می‌دهد. همچنین باید برآوردهای کلی از طراحی سالن، هزینه تجهیزات، نحوه چیدمان و … صورت بگیرد. مهم‌ترین استانداردها و زیرساخت‌هایی که باید مورد ارزیابی قرار بگیرند، عبارتند از:
- استاندارد دکوراتیو سالن: یکی از موارد مهم در نصب سیستم کنفرانس، کفپوش سالن به عنوان دکوراتیو است. کفپوش‌ها با توجه به تاثیری که روی اجرای پروژه و عملکرد تجهیزات دارند، باید از نوع آنتی‌استاتیک باشند. اگر این موضوع قبل از نصب تجهیزات رعایت نشود، باعث بروز مشکلات زیاد و کاهش کارایی تجهیزات خواهد شد.
- استاندارد آکوستیک سالن: آکوستیک بودن سالن کنفرانس از اهمیت بالایی برخوردار است. برای رعایت استاندارد آکوستیک، بهتر است از جاذب‌های صوتی استفاده شود. این موضوع باعث افزایش کیفیت خروجی صدا در سالن کنفرانس می‌شود.
- استاندارد برق: در مورد برق سالن، باید استاندارد ارت رعایت شود. برق استاندارد سالن، نباید دارای نوسان زیاد باشد. در صورت وجود نوسان زیاد، می‌توان در ورودی برق از استبیلایزر استفاده کرد. این دستگاه با عنوان نوسان‌گیر شناخته می‌شود. اگر استانداردهای مربوط به برق رعایت نشوند، احتمال آسیب رسیدن به تجهیزات سالن کنفرانس افزایش پیدا می‌کند.
- استاندارد نورپردازی: نورپردازی سالن کنفرانس برای تصویربرداری مناسب و باکیفیت ضروری است. همچنین روی ارتباط و تعامل موثر شرکت‌کنندگان تاثیر بسزایی دارد. اگر نورپردازی مناسب نباشد، مشکلات زیادی ایجاد خواهد شد.
نصب سیستم کنفرانس
2. طراحی و جانمایی تجهیزات
در این مرحله از نصب سیستم کنفرانس، نوبت به طراحی و چیدمان تجهیزات مختلف می‌رسد. متخصصان نصب با توجه به زیرساخت‌های موجود، اقدام به طراحی جانمایی تجهیزات سالن کنفرانس می‌کنند. در طراحی باید تمامی جزئیات، ازجمله مسیر کابل‌کشی، ارتفاع سقف، محل قرارگیری تجهیزات، محاسبات فواصل و … به درستی رعایت شوند. در طراحی چیدمان تجهیزات، باید مشخصه‌های فنی در نظر گرفته شوند. اندازه میز کنفرانس، محاسبات مربوط به کابل‌کشی، تجهیزات صوتی و … نیز در این مرحله انجام می‌شوند.
نکته حائز اهمیت دیگر در این خصوص، استفاده از تجهیزات هوشمند است. اگر کارفرما قصد نصب سیستم کنفرانس هوشمند را دارد، باید به این مورد هم توجه داشت. استفاده از تجهیزات هوشمند برای مدیریت و کنترل سیستم کنفرانس، شامل اتوماتیک بودن شروع و پایان کار تجهیزات، باز و بسته شدن اتوماتیک پرده نمایش و … می‌شود. در مورد استفاده از این تجهیزات هم باید برآوردهای لازم برای هزینه صورت بگیرد.
3. تجهیز و نصب سیستم کنفرانس
بعد از برآوردهای اولیه و طراحی سالن کنفرانس، نوبت به خرید و نصب تجهیزات می‌رسد. در این مرحله گروه فنی روند نصب و تجهیز سیستم‌های کنفرانس را برعهده می‌گیرند. کلیه دستگاه‌ها و تجهیزات باید براساس طراحی‌های اولیه انجام شوند.
نصب سیستم کنفرانس
4. تست و ارائه تجهیزات نصب‌شده
بعد از نصب سیستم کنفرانس، باید همه تجهیزات به صورت کاملا صحیح و سالم تحویل کارفرما شوند. این مرحله از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر تجهیرات نصب شده، کیفیت لازم را نداشته باشند یا مشکلی در اجرای سیستم وجود داشته باشد، همگی باید توسط کارشناسان نصب برطرف شوند. در نهایت پروژه تکمیل و تحویل کارفرما می‌شود.
بررسی مهم‌ترین نکات در نصب سیستم کنفرانس
قبل از تجهیز سالن کنفرانس، باید به نکاتی توجه داشته باشید. به هر حال تجهیزات مختلفی در سالن کنفرانس نصب می‌شوند. در مورد هر کدام از تجهیزات، نکاتی وجود دارد که در ادامه مورد بررسی قرار می‌گیرند.
میکروفون کنفرانس
میکروفون به عنوان کنسول ورودی سیستم صوتی از اهمیت بالایی برخوردار است. میکروفون باید کیفیت مناسبی داشته باشد. میکروفون‌های کنفرانس انواع مختلفی دارند که قبل از نصب باید به آنها توجه داشته باشید.
دوربین کنفرانس
یکی دیگر از تجهیزاتی که در نصب سیستم‌های سالن کنفرانس باید به آن توجه شود، دوربین مخصوص کنفرانس است. از این دوربین‌ها برای ضبط تصاویر مربوط به جلسه استفاده می‌شود. امروزه دوربین‌هایی وجود دارند که به صورت اتوماتیک از سخنرانان جلسه فیلمبرداری می‌کنند.
نمایشگر کنفرانس
وجود نمایشگر در سیستم کنفرانس ضروری است. هنگام نصب سیستم کنفرانس، باید به این نکته توجه شود که نمایشگر کجا قرار بگیرد. البته نباید از کیفیت نمایشگر هم غافل شد. در برخی سالن‌های کنفرانس از یک نمایشگر بزرگ استفاده می‌شود. برخی کنفرانس‌ها هم به مانیتورهایی برای همه کاربران نیاز دارند. به هر حال ابعاد و نوع کاربری سالن کنفرانس اهمیت زیادی در انتخاب نمایشگر مناسب خواهد داشت.
کلام پایانی
تجهیز و نصب سیستم کنفرانس به تخصص نیاز دارد. به طور کلی نصب و راه‌اندازی سیستم‌های کنفرانس در 4 مرحله انجام می‌شود. در اولین مرحله مشاوره و برآوردهای کلی از زیرساخت های سالن کنفرانس انجام می‌شود. مرحله بعد نوبت به طراحی تجهیزات می‌رسد. در نهایت هم تجهیزات سیستم کنفرانس جانمایی و تست می‌شوند و در نهایت باید به کارفرما تحویل داده شوند.
مشاوره و نصب سیستم‌های کنفرانس با آواتدبیر
اگر قصد راه‌اندازی و نصب سیستم کنفرانس را دارید با کارشناسان ما در تماس باشید. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره از متخصصان آوا تدبیر به منظور تجهیز سالن کنفرانس با شماره های 02128420426 – 09128453156 دفتر تهران | – 05191690564 دفتر مشهد در تماس باشید.
