برگزاری کنفرانس باکیفیت در گرو تهیه تجهیزات مناسب است. امروزه استفاده از سیستم کنفرانس دیجیتال در بسیاری از کنفرانس‌ها رایج است. قبل از خرید سیستم کنفرانس دیجیتال، باید به نکاتی توجه داشته باشید. این نکات کدامند؟ در این مطلب چک لیستی از خرید این سیستم‌های کنفرانس را برای شما ارائه خواهیم داد.
خرید سیستم کنفرانس دیجیتال
قبل از خرید سیستم کنفرانس دیجیتال، بهتر است اطلاعات کافی در خصوص آنها داشته باشید. سیستم‌های دیجیتال دارای امکانات و قابلیت‌های متنوعی هستند. به همین دلیل استفاده از آنها، باعث افزایش نظم در جلسه خواهد شد. این سیستم‌ها امکان تعیین نوبت یا صف برای سخنرانان را برای مدیر جلسه فراهم می‌کنند. همچنین با استفاده از این سیستم‌ها، می‌توان تصاویر جلسات را ضبط کرد.
استفاده از سیستم کنفرانس دیجیتال، باعث افزایش سطح کیفی جلسات می‌شود. معمولا سیستم‌های دیجیتال، دارای قابلیت رای‌گیری و ترجمه همزمان هم هستند. همین موضوع کار را برای شرکت‌کنندگان و مدیر جلسه راحت‌تر می‌کند. امروزه حتی بیشتر برگزارکنندگان کنفرانس‌ها و جلسات کوچک هم به استفاده از سیستم‌های دیجیتال روی آورده‌اند.
سیستم کنفرانس دیجیتال چه قابلیت‌هایی دارد؟
این سیستم‌ها در مقایسه با نوع آنالوگ، امکانات بسیار بیشتری دارند. به همین دلیل قبل از اقدام به خرید سیستم کنفرانس دیجیتال، باید با امکانات و قابلیت‌های آنها آشنا شوید. در ادامه به بررسی برخی از قابلیت‌های مهم سیستم کنفرانس دیجیتال می‌پردازیم.
امکان استفاده از سیستم رای‌گیری
این سیستم‌ها برای کاربران امکان رای‌گیری را فراهم می‌کنند. کاربران با استفاده از کنسولی که روی میز قرار دارد، می‌توانند رای خود را ثبت کنند. با توجه به دیجیتالی بودن سیستم، درصد خطا بسیار کاهش پیدا می‌کند. سیستم دیجیتالی که از قابلیت رای‌گیری بهره می‌برد، امکان نمایش نتایج آراء، احراز هویت کاربران و گزارشگیری را هم فراهم می‌کند. این قابلیت برای برخی جلسات مهم که نیاز به رای‌گیری دارند از اهمیت بالایی برخوردار است.
هماهنگی با سیستم تصویری کنفرانس
خرید سیستم کنفرانس دیجیتال، امکان ضبط تصاویر جلسات را هم فراهم می‌کند. در این حالت و با روشن کردن میکروفون کنفرانس، سیستم شروع به ضبط تصویر می‌کند. این تصویربرداری از سخنران جلسه انجام می‌شود و به صورت اتوماتیک ذخیره‌سازی خواهد شد. ضبط تصاویر بدون دخالت اپراتور و به صورت کاملا خودکار انجام می‌شود.
امکان ترجمه همزمان
برخی جلسات و کنفرانس‌ها به صورت بین‌المللی و با حضور مهمانانی از سراسر جهان برگزار می‌شوند. در این جلسات امکان حضور مترجم در کنار تک تک حضار وجود ندارد. به همین دلیل باید از سیستم‌هایی استفاده شود که امکان ترجمه همزمان را داشته باشند. با خرید سیستم کنفرانس دیجیتال، این کار امکان‌پذیر خواهد بود. نبود این قابلیت در کنفرانس‌های بین‌المللی، باعث کاهش سطح کیفی جلسات می‌شود.
بررسی اجزای اصلی سیستم کنفرانس دیجیتال
این سیستم‌ها هم از تجهیزات و اجزای مختلفی تشکیل شده‌اند. قبل از انتخاب سیستم مناسب، باید از این اجزا و کارکرد آنها اطلاع داشته باشید. در ادامه به معرفی اجزای سیستم دیجیتال می‌پردازیم.
کابل ارتباطی
وجود کابل و سیم برای اتصال کنسول به منبع تغذیه ضروری است. معمولا کابل‌های مخصوص سیستم‌های دیجیتال، توسط کمپانی سازنده ارائه می‌شوند. این کابل‌ها باید سوکت خورده باشند.
سیستم کنترل مرکزی
هنگام خرید سیستم کنفرانس دیجیتال، باید به سیستم کنترل مرکزی یا منبع تغذیه آن هم توجه داشته باشید. منبع تغذیه وسیله‌ای است که تمام میکروفون‌های کنفرانس به آن متصل می‌شوند. با استفاده از این منبع، امکان کنترل و مدیریت صدای میکروفون‌ها فراهم می‌شود.
کنسول ریاست جلسه
این کنسول مخصوص مدیر یا رئیس جلسه است. کنسول‌های ریاست دارای قابلیت‌ها و امکانات بیشتری نسبت به سایرین هستند. چرا که رئیس جلسه باید کنترل و مدیریت کنفرانس را برعهده بگیرد.
میکروفون
برای حاضرین در جلسه از میکروفون‌های متنوعی می‌توان استفاده کرد. میکروفون‌هایی که برای حضار مورد استفاده قرار می‌گیرند، دارای قابلیت‌های کمتری نسبت به کنسول ریاست هستند. این میکروفون نمی‌تواند روی سایر سیستم‌های کنفرانس دخالت داشته باشد. شما میتوانید مقاله بهترین میکروفون برای سیستم کنفرانس را مطالعه کنید تا اطلاعات بیشتری به دست آورید.
بررسی 5 نکته مهم قبل از خرید سیستم کنفرانس دیجیتال
قبل از انتخاب این سیستم‌های کنفرانس، باید نکاتی را مدنظر قرار دهید. در ادامه به برخی از مهم‌ترین نکات اشاره می‌کنیم:
- کیفیت طراحی و ساخت: از سیستم‌های کنفرانس دیجیتال، ممکن است برای سالیان متمادی استفاده شود. به همین دلیل باید تجهیزاتی را انتخاب کنید که کیفیت ساخت بالایی داشته باشند و به مرور زمان دچار نقص نشوند.
- کیفیت کنسول کنفرانس: بالا بودن کیفیت کنسول کنفرانس در بهبود کیفیت صدای سخنران تاثیر زیادی دارد. به همین دلیل باید به این نکته توجه داشته باشید.
- نداشتن نویز: گاهی وجود نویز در میکروفون‌های کنفرانس دیجیتال ضروری است. با این حال باید سیستم‌هایی انتخاب شوند که کمترین میزان نویز را دارند. وجود نویز در سیستم صوتی کنفرانس، تاثیر مستقیمی روی کیفیت جلسه دارد.
- شکل ظاهری: تجهیزات به کار رفته در سیستم کنفرانس دیجیتال، باید شکل ظاهری مناسبی داشته باشند. این موضوع برای هماهنگی دکوراسیون سالن برگزاری کنفرانس از اهمیت بالایی برخوردار است. همچنین سیستم کنفرانس دیجیتال، باید طراحی ارگونومیک داشته باشد.
- برند و کیفیت محصول: محصولاتی که توسط برندهای مطرح در این زمینه تولید می‌شوند، معمولا کیفیت و قیمت بالایی هم دارند. به همین دلیل بهتر است از برندهای معتبر در این زمینه استفاده کنید.
کلام پایانی
قبل از خرید سیستم کنفرانس دیجیتال، باید به برخی نکات توجه داشته باشید. از جمله این که ساخت محصولات سیستم دیجیتال از کیفیت بالایی برخوردار باشند. همچنین میکروفون‌ها باید از سیستم ضدنویز برخوردار باشند. وجود نویز در سیستم کنفرانس دیجیتال، باعث کاهش کیفیت جلسه خواهد شد. هماهنگی شکل ظاهری تجهیزات سیستم دیجیتال با دکوراسیون هم از اهمیت بالایی برخوردار است.
خرید سیستم کنفرانس دیجیتال از آواتدبیر
اگر قصد خرید سیستم کنفرانس دیجیتال را دارید و نمی‌دانید از کجا باید شروع کنید با کارشناسان ما در آواتدبیر تماس بگیرید.
برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره از متخصصان آوا تدبیر به منظور تجهیز سالن کنفرانس با شماره های ۰۲۱۲۸۴۲۰۴۲۶ – ۰۹۱۲۸۴۵۳۱۵۶ دفتر تهران | – 05191690564 دفتر مشهد در تماس باشید.
